Quy trình tổ chức sự kiện Gala Dinner
Để có thể tổ chức Gala Dinner gồm những bước sau :
1. Lên ý tưởng và chủ đề
Chủ đề, thông điệp là việc đầu tiên bạn cần làm trước khi lên kịch bản. Chủ đề càng độc đáo, mới lạ sẽ càng thu hút sự tham gia của nhiều người. Chủ đề cần dựa trên tiêu chí, mục đích hướng đến của doanh nghiệp.
2. Lên danh sách khách mời tham dự
Khách mời ảnh hưởng trực tiếp đến nhiều yếu tố như số lượng bàn tiệc, quà tặng, thiệp mời, địa điểm, thời gian,.. Chính vì vậy, cần có danh sách chính xác số lượng khách mời bằng cách liệt kê. Sau đó tiến hành thiết kế thư và gửi thiệp mời sớm để khách tham dự có thể sắp xếp thời gian.
3. Địa điểm tổ chức
Tùy vào quy mô và hình thức sự kiện, có rất nhiều địa điểm mà doanh nghiệp có thể lựa chọn bao gồm trong nhà và ngoài trời:
– Tổ chức tiệc trong nhà gồm các trung tâm hội nghị, nhà hàng ẩm thực, các khách sạn lớn nhỏ
– Tổ chức tiệc ngoài trời có thể kể đến như bãi biển, không gian đồng cỏ,..
4. Thời điểm tổ chức
Phụ thuộc vào hình thức và thể loại chương trình. Tùy vào mỗi doanh nghiệp, nên thống nhất trước thời gian tổ chức để gửi đến khách tham dự.
5. Lên thực đơn
Vệ sinh an toàn thực phẩm cần được chú trọng. Cần lựa chọn món ăn phù hợp với Gala.
6. Lên chi tiết kịch bản Gala Dinner
Nội dung trong kịch bản Gala Dinner cần phải được sắp xếp một cách thật chi tiết và tỉ mỉ. Các khung thời gian phải được cân chỉnh sao cho hợp lý giữa các nội dung như: thời gian đón khách, khung giờ cho phần khai mạc, phần phát biểu, trao thưởng, mở tiệc – khai tiệc, giao lưu văn nghệ, mini game sân khấu, chia sẻ, bế mạc chương trình…
Ngoài ra, kịch bản Gala Dinner còn cần có nhiều hoạt động tương tác, giúp kết nối các khách mời với nhau, kết nối giữa MC và khách mời,… giúp chương trình. Bên cạnh đó vẫn phải có những khoảnh khắc trầm lặng, lắng đọng để tôn vinh, trao giải,… hay đơn giản là chia sẻ để chạm được đến cảm xúc của mỗi khách mời.
