Tổ chức hội nghị – hội thảo

1. Hội nghị là gì?

Hội nghị giống như một cuộc họp nhưng có quy mô lớn hơn. Sự kiện này được tổ chức để bàn bạc những vấn đề lớn của doanh nghiệp với chủ đề cụ thể như tổng kết tình hình hoạt động, ưu, nhược điểm của công ty… Từ đó, các thành viên trong hội nghị sẽ đánh giá, rút kinh nghiệm để doanh nghiệp hoàn thiện và phát triển.

2. Hội thảo là gì?

Hội thảo là buổi gặp gỡ của một nhóm người tại thời gian và địa điểm đã xác định để bàn luận về một nội dung mà tất cả đều quan tâm. Chính vì thế, khách mời của hội thảo cũng phải quan tâm và cùng nhau chia sẻ về vấn đề đó. Thực tế, phần lớn hội thảo được tổ chức hiện nay sẽ có liên quan đến nghề nghiệp, các ngành công nghiệp đang phát triển,… 

3. Phân biệt hội nghị và hội thảo

Nếu chỉ nhìn qua thì bạn sẽ thấy hai sự kiện này có phần giống nhau. Tuy nhiên, hội thảo và hội nghị là hai khái niệm có nhiều điểm khác nhau, cụ thể như sau:

4. Mục đích của tổ chức hội thảo

Khi tổ chức hội nghị hội thảo, mỗi doanh nghiệp đều sẽ hướng đến những mục tiêu riêng. Nhìn chung, việc tổ chức hội thảo, hội nghị sẽ có những mục đích như:

• Gửi lời tri ân đến khách hàng đã ủng hộ sản phẩm, dịch vụ của thương hiệu.
• Quảng bá thương hiệu, sản phẩm, dịch vụ, duy trì mối quan hệ và tạo dựng lòng tin với đối tác, khách hàng cũ.
• Tìm hiểu nhu cầu, mong muốn của khách hàng để xây dựng thông điệp, chiến dịch marketing phù hợp.
• Quảng bá hình ảnh, thương hiệu đến cộng đồng nhằm thu hút và tiếp cận đối tượng tiềm năng.

5. Các loại hình tổ chức hội nghị khách hàng

Hội nghị khách hàng được tổ chức với nhiều loại hình khác nhau. Dưới đây là 4 loại hình hội nghị phổ biến nhất mà bạn không thể bỏ qua.

5.1 Hội nghị tri ân khách hàng

Loại hình này còn được gọi tắt là hội nghị khách hàng, được các doanh nghiệp tổ chức khá thường xuyên. Thành phần tham dự hội nghị sẽ là đối tác và khách hàng của doanh nghiệp. Đây là dịp để công ty bày tỏ sự biết ơn tới các đơn vị, khách hàng thân thiết vì đã tin tưởng và ủng hộ sản phẩm, dịch vụ của thương hiệu.

5.2 Giới thiệu sản phẩm mới

Hội nghị được tổ chức để giới thiệu sản phẩm chiến lược của doanh nghiệp đến công chúng, truyền thông và đối tác. Đây là bước đệm diễn ra trước khi sản phẩm được bày bán chính thức. Vì vậy, kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng này sẽ được xây dựng tỉ mỉ và đầu tư về thiết kế, trang trí, chú trọng vào trải nghiệm khách hàng.

5.3 Hội nghị sơ kết – tổng kết cuối năm

Hội nghị cuối năm là dịp để doanh nghiệp tổng kết tình hình hoạt động, kinh doanh và hoạch định các nội dung cho năm tới. Sự kiện này sẽ diễn ra thường niên với thành phần tham dự chủ yếu là nhân viên công ty và khách hàng thân thiết.

5.4 Hội nghị thượng đỉnh

Hội nghị thượng đỉnh là cuộc gặp gỡ giữa nguyên thủ các quốc gia để thảo luận về những vấn đề lớn như kinh tế, chính trị, tình hình hợp tác giữa các nước. Sự kiện này mang tầm cỡ quốc gia, quốc tế nên cần được chuẩn bị kỹ càng, chỉn chu và phải có các phương án dự phòng.

6. Các loại hội thảo phổ biến

Giống với hội nghị, hội thảo cũng được chia thành nhiều loại, tùy theo quy mô, lĩnh vực, mục đích… Sau đây là 3 loại hình hội thảo thường gặp nhất.

6.1 Hội thảo chia sẻ kinh nghiệm

Doanh nghiệp có thể tổ chức hội thảo này ở cả trong và ngoài công ty. Thông thường, hội thảo có phạm vi nội bộ sẽ diễn ra với mục đích chia sẻ kinh nghiệm, đào tạo kỹ năng cho các cá nhân, phòng ban. Ngoài ra, bạn có thể mời thêm khách hàng, đối tác nếu muốn trao đổi kỹ thuật, chia sẻ kinh nghiệm, phương thức kinh doanh,…

6.2 Hội thảo giới thiệu sản phẩm mới

Việc tổ chức hội thảo này nhằm mục đích quảng bá, giới thiệu sản phẩm, dịch vụ mới của công ty đến công chúng. Qua đây, doanh nghiệp cũng muốn truyền tải ưu điểm và các thông tin quan trọng khác của sản phẩm như thành phần, nguyên vật liệu, tính năng,…

6.3 Hội thảo chuyên ngành

Hội thảo chuyên ngành thường được tổ chức với sự tham gia của các doanh nghiệp, chuyên gia trong lĩnh vực. Nội dung của hội thảo cũng tập trung vào các điểm mới, những vấn đề liên quan trực tiếp đến ngành nghề được nói đến.

7. Quy trình để tổ chức hội nghị thành công nhất

Nếu là nhân sự chưa có kinh nghiệm thì bạn có thể tham khảo quy trình tổ chức hội nghị sau đây để có một chương trình thành công.

7.1 Xác định mục đích của buổi hội nghị

Mục đích là cơ sở để xây dựng nội dung, xác định các hoạt động trong cuộc họp và lên kịch bản hội nghị khách hàng… Vì thế, việc đầu tiên bạn cần làm là xác định rõ ràng mục đích của hội nghị. Các hội nghị của doanh nghiệp thường nhằm mục đích giới thiệu sản phẩm mới, tri ân khách hàng, tìm kiếm đối tác, phát triển thương hiệu, khẳng định giá trị,… 

7.2 Xác định đối tượng, số lượng khách hàng

Việc xác định đúng đối tượng là yếu tố đầu tiên tạo nên sự thành công của chương trình. Để chọn được đúng thành phần người tham dự, doanh nghiệp phải hiểu được sản phẩm của mình và dựa vào đó để phác thảo chân dung khách hàng gồm độ tuổi, giới tính,… Sau đó, tùy vào quy mô, bạn cần dự kiến số lượng và gửi thư mời đến đối tượng này.

7.3 Lựa chọn thời gian và địa điểm tổ chức

Sau khi đã chọn được đúng đối tượng và số lượng khách mời, bạn có thể dễ dàng xác định thời gian và địa điểm diễn ra hội nghị.

Thời gian: Hội nghị thường được tổ chức trong các khung giờ như 8 – 10h sáng, 14 – 16h và 16 – 20h vào thứ bảy, chủ nhật, ngày lễ, cuối năm. Việc tổ chức vào ngày nghỉ sẽ thuận tiện hơn cho khách hàng, công ty và chủ doanh nghiệp khi tham dự.

Địa điểm: Tùy vào quy mô chương trình, nguồn của doanh nghiệp và ý muốn của khách hàng, hội nghị có thể được tổ chức ở khách sạn, trung tâm tổ chức sự kiện,… Địa điểm được chọn phải đáp ứng các tiêu chí về chỗ để xe, sân khấu, thiết bị âm thanh, ánh sáng, trình chiếu,…

7.4 Lên ý tưởng, xây dựng kịch bản chương trình

Bạn có thể bắt đầu xây dựng kịch bản dẫn chương trình hội nghị khách hàng ngay sau khi xác định được yêu cầu, mục đích của hội nghị. Trong đó, kịch bản cần làm rõ các điểm chính, điểm nổi bật, diễn biến các hoạt động có trong sự kiện.

Kịch bản đóng vai trò rất quan trọng, quyết định sự thành công của hội nghị. Nếu không có kịch bản, việc tổ chức hội nghị sẽ diễn ra bộc phát theo cảm xúc, gây nên nhiều vấn đề phát sinh và làm cho kết quả buổi lễ không được như ý muốn. Ngoài ra, một kịch bản với ý tưởng hay, độc đáo sẽ kích thích sự tò mò và tạo hứng thú với khách mời.

Thông thường, những hạng mục liên quan đến ý tưởng, kịch bản, cách dàn dựng sân khấu sẽ được ủy thác bởi các công ty tổ chức sự kiện. Bởi đây là những đơn vị có kinh nghiệm và biết cách để tạo ra những ý tưởng mới. Tuy nhiên, nếu bạn có một đội ngũ chuyên nghiệp, sáng tạo trong tổ chức sự kiện thì bạn hoàn toàn có thể tự thực hiện.

7.5 Triển khai thực hiện

Thực tế, cách tổ chức hội nghị không hề khó. Bạn chỉ cần đảm bảo các nội dung diễn ra theo đúng kế hoạch đã định và tạo được ấn tượng với khách mời.

Cụ thể, bạn cần chuẩn bị những thứ sau:

• Thiết kế ấn phẩm trong sự kiện.
• Chuẩn bị tài liệu liên quan, video giới thiệu, quảng bá về sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp.
• Lựa chọn địa điểm tổ chức, bố trí hội trường và đảm bảo đủ trang thiết bị.
• Thiết lập hệ thống âm thanh, ánh sáng, màn chiếc và các công việc theo kịch bản.
• Chuẩn bị các dịch vụ đi kèm như phương tiện di chuyển, đồ ăn nhẹ, nước uống, tặng phẩm,…
• Chọn lựa nhân sự hỗ trợ trong sự kiện.
• Dự phòng, thay thế, bổ sung (nếu cần).

8. Những yếu tố để lựa chọn công ty lên kế hoạch tổ chức chương trình hội nghị, hội thảo

Có thể thấy, cách tổ chức hội thảo không khó nhưng cần phải tỉ mỉ, chỉn chu để chương trình diễn ra thành công. Vì thế, nếu bạn không có sẵn đội ngũ có kinh nghiệm tổ chức sự kiện thì việc lựa chọn một công ty chuyên tổ chức sự kiện là điều rất cần thiết. Khi lựa chọn các đơn vị này, bạn có thể dựa vào một số tiêu chí như sau:

• Đơn vị có kinh nghiệm trong tổ chức hội thảo, hội nghị với cùng loại hình, nội dung mà doanh nghiệp hướng tới.
• Chi phí thuê công ty tổ chức riêng phù hợp với chi phí tổ chức hội thảo dự kiến.
• Đội ngũ nhân sự uy tín, có chuyên môn cao,…

9. Vì sao bạn nên chọn Khởi Nguyên Event để làm đơn vị tổ chức chương trình

Nếu bạn đang tìm kiếm một đơn vị tổ chức hội thao cho công ty thì Khởi Nguyên Event là sự lựa chọn hoàn hảo. Đây là đơn vị có hơn 10 kinh nghiệm trong tổ chức các sự kiện lớn nhỏ. Với phương châm “Vui lòng khách đến, vừa lòng khách đi”, Khởi Nguyên Event sẽ cung cấp cho bạn các gói dịch vụ tổ chức hội nghị, tổ chức tiệc hội thảo chất lượng.

Khi đến với Khởi Nguyên Event, bạn sẽ nhận được những lợi ích sau:

• Hỗ trợ, giải đáp thắc mắc về mọi vấn đề khi tổ chức hội thảo, hội nghị.
• Tư vấn, xây dựng kịch bản chi tiết chương trình hội thảo, hội nghị.
• Mẫu kịch bản tổ chức chuyên nghiệp, hiệu quả cao.
• Trang thiết bị chất lượng, cần thiết trong sự kiện.
• Làm việc với đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, giàu kinh nghiệm.
• Dịch vụ tổ chức hội nghị, hội thảo trọn gói với giá ưu đãi, miễn phí tư vấn,…

Bạn cần tìm đơn vị tổ chức hội nghị, hội thảo uy tín? Hãy liên hệ Khởi Nguyên Event

Trên đây là những nội dung quan trọng nhất liên quan đến việc tổ chức hội thảo, hội nghị mà doanh nghiệp cần quan tâm. Nếu bạn đang tìm kiếm một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, hiệu quả với giá phải chăng thì bạn đừng quên liên hệ với Khởi Nguyên Event qua các kênh sau đây nhé!

Nếu bạn đang có nhu cầu, hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn kế hoạch và chi phí tổ chức hội nghị, hội thảo chi tiết nhất.